イー・ウーマン（ewoman）

定期的に見直し（risen・東京都・40）

データは半年に1回、フォルダやURLを整理しています。ファイル名については、DOS経験が長いせいか日本語を使わず短い名前にし、かつ何のファイルかがすぐにわかるようにしています。メールは、来て→見て→必要があればその場で返信→週末に削除で行うようにしています。とにかくファイルは増やさないを常に意識するようにしています。

断捨離（noveln・大阪府・49）

今まで資料をファイルすることに熱心でした。しかし、断捨離に出会って本当に必要なものを見きわめるのが大切なことに気付き、大量に資料をシュレッダーしました。おかげで書類を捜す時間が少なくなったようです。

やり始めているものの……（benbe・33）

引っ越しの際、自分が所有している荷物の大半が本（趣味のものから仕事関係のものまで）と書類（レストラン情報、勉強会資料など）であったことに気づかされ、これはまずいと一念発起。必死にデータ化しています。大容量のハードディスクが随分と手頃になったことも後押ししてくれています。しかしながら、今までのデータが膨大すぎてまだまだ整理できているといった状況には程遠く。このGWには大半が整理される予定です。

情報を生かしたい！（kitazakura・北海道・47）

情報だけではなく整理整頓の全般がとても苦手です。この4月に人事異動があり、3月には物の整理に大変なエネルギーを費やしました。しかし、ついに時間が足りなくなり、整理できないまま資料を膨大な数の「とりあえず」箱に詰めて移動させる羽目になってしまいました。現在は少しずつ少しずつ「とりあえず箱」を整理しながら、異動先での新しい仕事と同時進行の日々です。今回の円卓会議で、情報整理スキルをアップさせたいです！

ストレージサービス（dokinchn・東京都・48）

ネット上のストレージサービスを使用していますが、自PCと同期がとれておらず、古いファイルがUPされている状態です。同期をとるサービスもありますが、そうすると PCに負荷がかかり、重くなるのでやめています。定期的なバックアップはやっていますが、まだまだ整理するところまではいっていません。

皆さん、こんにちは。日経の関口です。本日もたくさんのご投稿をありがとうございます。29日朝の時点での投票結果は、「情報の片付けが上手にできている」という方が14％となり、わずかですが下がってしまいましたね。
 
前回、皆さんに片付けのコツをうかがいましたが、benbeさんからは「引っ越しの際、荷物の大半が本や書類だったのに気づき、今は大容量のハードディスクを使ってデータ化をしている」というご意見をいただきました。私がこの会議で申し上げたいのも、まさに必要な情報はデジタルのデータにして保存し、紙の情報は捨てるということです。
 
私の場合は手差し型のドキュメントスキャナーと「ペーパーポート」という文書管理ソフトを使って情報のデジタル化をしています。主なものは、名刺、取材メモ、クレジットカードの請求書、領収書、収入明細、公共料金明細、手紙、名簿といったたぐいです。つまり、これまでだったら、ファイルフォルダに入れて取っておくようなものはすべてデジタル化し、原本は捨てるようにしています。これだけでも机のまわりがスッキリとするものです。
 
残念ながら、綴じている本はスキャナーにかけにくいので保存していますが、雑誌の特集のようなものは必要な部分だけ破いて取り出し、スキャンするかフォルダに保存しています。駆け出し記者のころは新聞のスクラップをしていましたが、日経新聞の記事であれば、「日経テレコン」というサービスを使って紙面イメージを取り出すことができますので、スクラップはしていません。最近は日経の電子版も登場しましたので、皆さんも電子スクラップが簡単にできるようになったのではないかと思います。
 
デジタル化する際のコツは、後で検索ができるように日付や会社名、氏名などのタグを付けて、会社別や分野別にデジタルフォルダに投げ入れておくことです。どのフォルダに保存すべきか迷う時には、複製を作って両方のフォルダに入れるようにしています。紙の名刺は1カ所にしか保存できませんが、簡単に複製が作れるのもデジタル情報のメリットではないでしょうか。
 
名刺ソフトなど、デジタル化した情報をデータベースにしてくれるソフトもありますが、きちんと文字を認識してくれない場合もありますので、私自身はデジタルイメージそのものをファイルしています。最近はハードディスクの値段も下がってきましたので、容量をあまり気にしなくてよくなりました。
 
以前は自宅のパソコンのハードディスクをメインにして、溜まったデータを時々、ノートパソコンなどにコピーしていましたが、最近はデジタルフォルダをそっくり、「ドロップボックス」に収めています。そうすることで、いつでもタブレットPCやスマートフォンでも情報を取り出すことができるようになりました。
 
ちなみに『「超」整理法』で有名な野口悠紀雄先生は、Gメールのメールにファイルを添付して、下書きフォルダに保存しているそうです。Gメールには強力な検索機能がありますので、そういったウェブメールサービスをデジタルフォルダ代わりに使うこともいいアイディアかもしれません。
 
長くなりましたので、本日はこのへんにしておきますが、私から皆さんへの質問は本日が最後になります。さて皆さんは情報管理をする際にどんなことに困っているでしょうか。円卓会議で一緒に課題を解決しませんか。こんなことに困っている、どうしたらいいのか、という課題がありましたら、どしどしお寄せ下さい。では、本日もたくさんのご投稿をお待ちしております。
 
★ラジオNIKKEI「アサカツ!!」（月～金7:35-8:00）で、今月の毎週木曜日に関口和一さんが登場し、ご自身の著書『情報探索術』（日経文庫）をベースに情報の捉え方とその向き合い方、整理整頓の方法、活用の仕方をお伝えしました。ポッドキャストも公開されていますのでぜひお聴きください。

※関口さんの最近のご著書：



『情報探索術 』(日経文庫)

• 2011.04.29
• 関口 和一 （株）ＭＭ総研代表取締役所長、元日本経済新聞社論説委員